Electronic Procurement (e-Procurement)

e-Procurement, secara harafiah dapat diartikan sebagai suatu proses pengadaaan barang yang biasanya dilakukan B2B (Business to Business) menggunakan jaringan internet, maupun extranet. Terdapat 6 tipe dari e-Procurement, antara lain :

• Web-Based ERP (Enterprise Resource Planning)
• e-MRO (Maintenance, Repair and Operating)
• e-Sourcing
• e-Tendering
• e-Reverse Auctioning
• e-Informing

Dari sekian banyaknya tipe dan sistem e-Procurement, pertanyaan yang muncul adalah "Apakah sistem e-Procurement benar-benar dapat memberikan efisiensi biaya yang berimbas pada peningkatan profitabilitas perusahaan???". Pertanyaan ini merupakan pertanyaan yang pertama kali timbul saat suatu perusahaan akan mengimplementasikan e-Procurement. Alasannya adalah karena biaya yang dibutuhkan untuk mengembangkan sistem ini tidaklah murah, dan juga tingkat kegagalan dari sebuah pengembangan sistem informasi termasuk cukup besar.

Ada beberapa faktor yang perlu dilakukan untuk memulai e-procurement, antara lain:

1. Melakukan studi secara detil dan komprehensif tentang bisnis proses perusahaan Anda (formal dan informal), baik kekuatan dan kelemahannya
2. Ketersediaan komputer pada setiap pengguna solusi ini
3. Memiliki infrastruktur IT yang handal dan memadai karena Sistem e-procurement menghasilkan lalu lintas Web yang padat dan intensif
4. Perubahan besar akan terjadi dalam budaya permintaan dan pembelian suatu perusahaan, sehingga diperlukan komitmen dan dukungan dari top level manajemen serta seluruh pihak yang terlibat
5. Harus ada keinginan yang kuat untuk mengubah proses yang ada sekarang. Perubahan akan berdampak terhadap semua pihak yang relevan mulai Finance & Accounting, TI sampai ke Human Resource.

Terdapat beberapa keuntungan ketika sebuah implementasi e-Procurement berhasil dilakukan, antara lain :

• ketersediaan informasi secara real-time kepada vendor sehingga ketika pihak perusahaan membutuhkan barang, barang tersebut akan selalu tersedia secara tepat waktu
• Efisiensi biaya terutama biaya yang bersifat operasional
• Peningkatan on-time delivery rate
• Ketepatan dalam melakukan perencanaan dan kontrol persediaan barang (PPIC)
• Mendukung konsep Good Governance dan mencegah terjadinya kecurangan dalam tubuh perusahaan / organisasi

Berdasarkan penelitian Aberdeen Group, keuntungan ekonomis dari penerapan e-procurement antara lain penurunan ongkos produksi 5-15 persen, pengurangan ongkos pemrosesan hingga 70 persen, dan penurunan ongkos pemrosesan penawaran dari US$ 107 pembelian secara manual menjadi US$ 30 untuk pembelian secara elektronik. (Sumber : sinarharapan.co.id)

Dari keuntungan-keuntungan yang telah disebutkan, secara garis besar mengarah kepada efisiensi dari biaya operasional. Sistem arus kas perusahaan (Cash Flow) terdiri dari beberapa komponen dan salah satunya adalah biaya operasi sehingga jika biaya tersebut dapat ditekan maka akan berdampak terhadap peningkatan keuntungan dari perusahaan. Sehingga penulis dapat menarik kesimpulan bahwa dengan implementasi sistem e-Procurement yang berhasil, maka sistem ini akan secara signifikan meningkatkan profitabilitas serta daya saing perusahaan.

Link mengenai e-Procurement: Klik Disini (4.5 MB)

Salam.

6 Key e-Business Strategic Decisions

e-Business..... Sebuah frasa yang sudah tidak asing lagi terdengar pada era internet. Semenjak berkembangnya jaringan yang menghubungkan seluruh aktifitas dalam dunia maya, e-business semakin marak terdengar. e-Business telah menjadi sebuah bentuk bisnis yang sangat vital bagi beberapa perusahaan

Terdapat 6 strategi kunci dari e-Business, untuk lebih memudahkan, penulis akan mencoba untuk menghubungkan dengan sebuah perusahaan perhiasan dan berlian terkemuka, Bluenile.com.

Decision 1. e-Business Channel Priorities
Bluenile.com menggunakan channel yang dikenal dengan "Clicks" dimana pada channel ini, keseluruhan proses transaksi dilakukan secara online. "Clicks" menunjukkan bahwa sebuah e-Business benar-benar menggunakan internet sebagai media untuk melakukan bisnisnya. Bluenile.com tidak memiliki toko secara fisik, namun bertindak sebagai "intermediary" dalam menyediakan permata yang diinginkan oleh pelanggannya. Seluruh proses transaksi didukung dengan sistem yang berbasiskan internet.

Decision 2. Organizational Restructuring and Capabilities
Bluenile.com menggunakan strategi In-house division (integration) dimana dengan strategi ini, Bluenile.com dapat mengoptimalkan efisiensi dari proses bisnisnya sehingga dapat menekan biaya. Kemampuan dari perusahaan juga didukung dengan jaringan distribusi FedEx yang melayani keseluruhan distribusi produk Bluenile.com.

Decision 3. Business, Service and Revenue Model
Model bisnis mutlak diperlukan bagi sebuah bisnis untuk dapat bertahan dan bersaing dalam industri bisnis. Model bisnis dari Bluenile.cam adalah dimana pelanggan yang masuk ke situs Bluenile.com dapat melakukan pencarian dan pemesanan perhiasan melalui beberapa kategori dari sebuah perhiasan. Sebelum membeli, pelanggan akan diberikan informasi dan edukasi mengenai variabel-variabel yang menentukan kualitas dan harga dari sebuah perhiasan khususnya berlian. Model bisnis yang dimiliki oleh Bluenile.com membuat pelanggan merasa nyaman untuk berada pada situs tersebut. Bluenile.com mengembangkan "search tool" yang interaktif serta mudah digunakan sehingga memungkinkan pelanggan untuk mengkostumisasi pencarian mereka dan secara cepat mengidentifikasi berlian sesuai dengan karakteristik yang dinginkan. Dengan model bisnis seperti ini, diharapkan pengunjung akan mendapatkan pengalaman yang positif dan informatif selama mereka berbelanja di Bluenile.com

Decision 4. Marketplace Restructuring
Marketplace, atau yang biasa disebut dengan 'pasar' atau 'tempat berjualan' merupakan tempat dimana pembeli dan penjual barang bertemu. Restrukturisasi marketplace biasanya dilakukan untuk memperluas jangkauan pasar serta untuk memberikan keuntungan kompetitif bagi pihak perusahaan yang melakukan restrukturisasi tersebut. Marketplace restructuring dimaksudkan agar baik pembeli dan penjual produk dapat melakukan transaksi bisnis dengan lebih mudah dan efisien.

Decision 5. Market and Product Development Strategy

Gambar berikut merupakan strategi yang dapat diterapkan berkaitan dengan pertumbuhan pasar dan pertumbuhan produk. Terdapat 4 pilihan strategi yang berbeda tergantung dari tinggi rendahnya pertumbuhan pasar dan produk, antara lain :
1. Market Development Strategies
2. Diversification Strategies
3. Market Penetration Strategies
4. Product Development Strategies

Bluenile.com memiliki pertumbuhan pasar yang tinggi disertai dengan pertumbuhan produk yang tinggi, sehingga strategi bisnis yang diterapkan adalah Diversification Strategies, dimana pada strategi ini perusahaan dituntut untuk melakukan diversifikasi produk sehingga akan meningkatkan nilai penjualan perusahaan serta menarik lebih banyak pelanggan

Decision 6. Positioning and Differentiation Strategies
Untuk membuat strategi yang tepat dalam positioning and differentiation strategies, perusahaan harus mengetahui customer value (brand perception) yang dapat dihitung dengan (product quality*service quality) / (price*fulfilment time). Dengan mengetahui brand perception dari pelanggan, maka perusahaan dapat membuat strategi positioning dan Differentiation yang sesuai dengan produknya. Bluenile.com dikenal sebuah website yang menyediakan informasi bagi para pelanggannya selain menyediakan perhiasan dan berlian yang berkualitas. Bluenile.com memposisikan diri sebagai first-mover dalam penjualan perhiasan dan berlian secara online dan sekaligus membuat sebuah diferensiasi branding dimana Bluenile.com mampu untuk membuat pesanan perhiasan dan berlian sesuai dengan kriteria pesanan pelanggan

Dengan penerapan strategi bisnis yang tepat, maka diharapkan sebuah e-Business akan dapat berhasil sesuai dengan visi dan misi dari perusahaan tersebut.

Salam.

Yang Penting Tentang Retail Website...

Dalam membuat website, terdapat tahap-tahap yang pasti dilakukan seperti SDLC (System Development Life Cycle) dimana tahap-tahap dalam SDLC adalah sebagai berikut :

1. Preliminary Investigation
2. Feasibility Study
3. Analysis
4. Design
5. Coding
6. Testing & Implementation
   
7. Maintenance & Evaluation

Secara sadar maupun tidak, setiap pembuat aplikasi, pasti akan melakukan tahap-tahap SDLC tersebut. Namun ada beberapa hal penting yang harus diperhatikan dalam membuat retail website.
Pengembangan sebuah retail website, memiliki tiga area:

1. Advertising
2. Front-End
3. Back-End
   

Masing-masing area yang berbeda memerlukan keahlian khusus untuk dapat berhasil dengan baik. Selain itu, setiap area ini merupakan kunci penting yang diperlukan untuk sebuah retail website yang sukses - Apakah gunanya sebuah situs yang terlihat fantastis, dan memberikan produk dengan tepat waktu, jika tidak ada seorangpun yang tahu tentang itu karena tidak memiliki promosi yang baik? Berikut ini adalah beberapa hal yang perlu diingat ketika melakukan perencanaan untuk membuat retail website anda:

Advertising

• Tentukan Target pasar Anda - Web merupakan tempat yang sangat besar, yang berarti ada ruang bagi 'niche market' dan 'special interest group' untuk memiliki ruang sendiri. Dengan target pasar yang jelas, maka anda akan dapat membuat suatu perencanaan untuk membuat 'targeted advertising' sehingga promosi yang anda jalankan akan tepat sasaran.
• Konsisten Branding - Buatlah logo, skema warna, dan 'tagline' yang dapat membuat produk anda dapat diidentifikasi secara cepat.
• Gunakan 'Search Engine' sebagai Media Promosi Anda - Terdapat banyak 'search engine' yang dapat anda gunakan sebagai media promosi. Sebagai contoh: Google telah memiliki banyak tools, seperti AdWords dan Analytics. Fitur / tool yang dimiliki oleh 'search engine' tersebut dapat membantu anda untuk membuat promosi untuk meningkatkan 'brand recognition' dari website retail anda.

Front-End

Bagian depan dari sebuah website adalah hal yang pertama kali dilihat oleh pelanggan anda. Dengan memiliki sebuah 'Front-end' yang baik, maka pelanggan akan merasa nyaman untuk menggunakan website retail anda untuk berbelanja. Ada beberapa hal yang penting berkaitan dengan 'Front-end' sebuah website.

• Navigasi - Tingkat kemudahan navigasi pada website, akan menentukan keberhasilan dari website tersebut. Terdapat banyak website yang memiliki 'link' terlalu banyak pada halaman pertama mereka, sehingga pelanggan tidak memiliki arah bagaimana mereka harus menggunakan website tersebut. Website lain melakukan kesalahan dengan menempatkan terlalu sedikit informasi pada halaman pertama, sehingga pelanggan tidak memiliki alasan untuk tinggal. Mencari keseimbangan yang tepat adalah suatu tantangan bagi para web designer dan pembuat 'user-interface'.
• Konsistensi Layout - Desain dari sebuah website harus tetap konsisten baik pada pewarnaan, bentuk layar dan lebih jauh lagi, sebuah website harus menampilkan skema warna yang merepresentasikan karakteristik dari produk yang dijual.
• Ease of use - Kemudahan pengggunaan website merupakan salah satu faktor penting dalam mengembangkan sebuah retail website. Perancangan layar sebisa mungkin ditujukan agar pelanggan dapat menikmati waktu berada pada website kita, sehingga mereka akan merasa nyaman berada di website kita dan pada akhirnya akan membeli sesuatu. Selain kemudahan penggunaan website, kemudahan dalam proses pembayaran pembelian juga mutlak untuk dilakukan sehingga pelanggan tidak merasa disulitkan dalam melakukan pembayaran.

Back-End

Selain sistem 'Front-end' yang baik, sistem 'Back-end' juga harus mendapatkan perhatian. 'Back-end' merupakan proses yang terjadi di 'belakang layar', dimana proses yang terjadi tidak terlihat oleh pelanggan.

• Akurasi - Setelah pelanggan melakukan pemesanan barang, detail pemesanan barang harus dikirm ke tempat yang tepat, seperti pabrik, bagian pengiriman barang, dll. Hal ini biasa dikenal dengan istilah 'Parsing data'. Ini merupakan tugas dari programmer untuk membuat sistem yang efektif dimana seluruh pesanan yang dilakukan melalui 'Front-end' akan dapat secara cepat dan akurat samapi ke empat yang seharusnya.
• Keamanan - Dalam era internet, orang-orang sangat bersifat protektif terhadap informasi pribadi mereka. Memastikan bahwa data mereka tidak dibagi dengan siapapun tanpa persetujuan mereka merupakan sebuah hal yang penting. Selain keamanan dalam hal informasi pribadi, masalah keamanan yang paling krusial adalah pada saat pelanggan melakukan pembayaran terutama dengan kartu kredit. Untuk keamanan pembayaran, kini telah tersedia perusahaan-perusahaan yang menyediakan jasa pembayaran seperti PayPal, dll.

Hal yang telah disebutkan diatas adalah beberapa faktor yang harus diingat pada saat mengembangkan sebuah retail website, tanpa mengesampingkan faktor-faktor lainnya. Namun pada intinya, pengembangan retail website harus didukung dengan programmer yang handal, desainer web yang professional, serta dukungan promosi yang baik. Dan perlu diingat bahwa bisnis retail pasti berhadapan dengan sistem inventori yang cukup besar sehingga mutlak juga diperlukan sebuah SCM (Supply Chain Management) yang baik.

Salam.

Simpli-Flight...

Persaingan di industri transportasi, khususnya transportasi udara; membuat sebagian pelaku usaha di bidang ini harus mencari cara untuk keluar dari jaring persaingan tersebut. Sebagian pelaku bisnis membuat strategi diferensiasi bisnis, misalnya dengan menawarkan fitur-fitur yang tidak dimiliki oleh pesaing-pesaingnya, ataupun dengan bermain pada segmen pasar yang lebih eksklusif. Namun, pasa kesempatan kali ini, penulis akan membahas mengenai sebuah perusahaan penerbangan yang bermain pada strategi "cost leadership". Konsep dari strategi "cost leadership" adalah sebuah konsep yang pertama kali di-implementasikan oleh perusahaan otomotif Jepang yakni Toyota yang biasanya dikenal dengan konsep "the Toyota Way"; dimana konsep utamanya adalah dengan memotong dan menekan biaya (cost) sehingga diperoleh output yang optimal. Seiring dengan tingkat inflasi yang terjadi setiap tahunnya, maka konsep tersebut akhirnya diimplementasikan oleh berbagai perusahaan; baik perusahaan yang memproduksi goods maupun perusahaan yang bergerak di bidang service.

Setelah sedikit menilik mengenai strategi "cost leadership", Penulis akan membahas mengenai sebuah perusahaan (baca:maskapai) penerbangan yang menerapkan strategi bisnis ini, AirAsia. Pada Desember 2001, Tony Fernandes melalui perusahaan Tune Air Sdn Bhd-nya, mengakuisisi AirAsia dari DRB-Hicom (sebuah konglomerasi yang dimiliki pemerintah Malaysia) dengan hanya senilai RM 1. Hal tersebut dapat terjadi karena pada saat itu AirAsia memiliki jumlah hutang yang sangat besar. Fernandes dapat melakukan Corporate Turnaround dan Membuat AirAsia mulai memperoleh keuntungan sejak tahun 2002. Dengan tagline "Now Everyone Can Fly", AirAsia menempatkan diri sebagai "low fare airline" dimana visi dari Fernandes adalah semua orang akan dapat 'terbang' bersama AirAsia. Visi tersebut didukung dengan keahlian manajemen AirAsia yang dipimpin oleh Fernandes dalam membuat strategi bisnis yang matang.

Untuk melakukan efisiensi biaya(cost) maka AirAsia meluncurkan AirAsia.Com. AirAsia.com merupakan bentuk aplikasi yang nyata dalam penggunaan jaringan internet sebagai suatu metode dalam melakukan efisiensi dan efektifitas perusahaan. Penggunaan internet sebagai bisnis model inti dalam perusahaan juga biasa dikenal dengan e-business. Melalui AirAsia.com, maka customer hanya perlu mengakses situs dari AirAsia.com untuk melakukan reservasi tiket pesawat, bahkan lebih jauh lagi, mereka dapat melakukan reservasi untuk hotel dan berbagai paket menarik yang ditawarkan oleh AirAsia.com. Dengan sistem e-Business tersebut, AirAsia dapat melakukan efisiensi biaya seperti komisi untuk travel agent, dan juga AirAsia tidak perlu membuat sistem Human Resource sebanyak pada perusahaan penerbangan lainnya. Efisiensi biaya yang dilakukan oleh AirAsia, memungkinkan perusahaan ini untuk memberikan harga yang sangat kompetitif (baca:murah) kepada konsumennya. Bagaimanapun, dengan harga yang ditawarkan, AirAsia tetap menjaga kualitas dari maskapainya sehingga anggapan selama ini bahwa harga murah mencerminkan kualitas dari suatu produk maupun service dapat dibantah oleh AirAsia.

e-Business yang diterapkan AirAsia termasuk dalam aplikasi B2C (Business to Consumer) dimana aplikasi ini ditujukan agar consumer dapat langsung berhubungan dengan pihak perusahaan tanpa harus melalui perantara (travel agent) seperti sistem reservasi konvensional. Penerapan e-Business pada AirAsia memberikan berbagai keuntungan baik untuk pihak perusahaan maupun bagi pihak customer. Penerapan e-Business setidaknya berkontribusi dalam lima hal, antara lain :

• Efficiency
  Manfaat paling cepat yang dapat diperoleh perusahaan yang terjun ke dunia e-business adalah perbaikan tingkat efisiensi. Sebuah riset memperlihatkan kurang lebih 40% dari total biaya operasional perusahaan diperuntukkan bagi aktivitas penciptaan dan penyebaran informasi ke berbagai divisi terkait. Dengan dimanfaatkannya teknologi informasi (dan e- technology) di dalam berbagai rangkaian bisnis sehari-hari, maka akan terlihat bagaimana perusahaan dapat mengurangi total biaya operasional yang biasa dikeluarkan tersebut. Lihatlah bagaimana email dapat mengurangi biaya komunikasi dan pengiriman dokumen, call center dapat mengurangi biaya pelayanan pelanggan, website dapat mengurangi biaya marketing dan public relation, voip dapat mengurangi biaya telekomunikasi, decision support system dapat mengurangi biaya rapat dan diskusi, dan lain sebagainya.

• Effectiveness
  Manfaat ini dapat dirasakan ketika terjadi perubahan-perubahan yang cukup signifikan dalam cara perusahaan melakukan aktivitas operasional sehari-hari. Lihatlah bagaimana dengan dimanfaatkan e-technology perusahaan dapat berhubungan dengan pelanggannya secara non stop 7 hari seminggu dan 24 jam sehari berkat diterapkannya. Demikian pula dengan diterapkannya konsep e-supply chain maka manajemen dapat meningkatkan service level kepada pelanggannya. Contoh efektivitas yang lain adalah meningkatnya kualitas pengambilan keputusan dari manajemen karena diimplementasikannya aplikasi ERP.

• Reach
  Manfaat berikutnya yang dapat diperoleh dari perusahaan adalah kemampuan e-technology di dalam memperluas jangkauan dan ruang gerak perusahaan. Dengan menghubungkan diri ke internet, berarti perusahaan secara tidak langsung telah menghubungkan dirinya dengan ratusan juta calon pelanggan yang tersebar di berbagai belahan bumi. Kemampuan ekspansi yang sedemikan mudah (menembus batas ruang dan waktu) dan tanpa memerlukan biaya yang relatif mahal tentu saja merupakan keuntungan yang tidak ternilai harganya bagi sebuah perusahaan. Selain itu, e-technology juga telah memungkinkan perusahaan untuk memperluas jangkauan domain kerja sama dengan mitra-nya secara signifikan. Untuk pertama kalinya di dunia, berbagai perusahaan-perusahaan skala besar, menengah, dan kecil dengan mudahnya dapat saling berkolaborasi dan bekerja sama untuk menciptakan produk maupun pelayanan yang semakin baik, tanpa harus memikirkan batasan-batasan geografis maupun menyediakan sumber daya finansial yang sangat besar.

• Structure
  Manfaat penerapan e-business selanjutnya adalah terciptanya berbagai jenis produk-produk maupun jasa-jasa baru akibat berkonvergensinya berbagai sektor industri yang selama ini secara struktur terlihat berdiri sendiri. Lihatlah bagaimana sebuah buku dapat dijual dengan cara lelang, atau sebuah bank virtual yang berfungsi pula sebagai penasehat keuangan, atau paket liburan yang telah lengkap mengemas berbagai produknya (transportasi, hotel, dan lokasi wisata), atau toko buku yang berfungsi pula sebagai perpustakaan, dan lain sebagainya. Konsep brick-and-mortar yang telah menjelma menjadi click-and-mortar benar-benar telah mengubah perilaku perusahaan dalam melakukan pendekatan bisnis. Bahkan belakangan ini sering pula ditemui situs-situs yang menyediakan produk atau jasa yang dapat disesuaikan dengan selera unik pelanggan (tailor made) dengan harga yang khusus pula (price discrimination). Semua ini dapat dengan mudah dilakukan karena semakin banyaknya sumber daya fisik yang telah dapat ditransformasikan menjadi sumber daya digital.

• Opportunity
  Manfaat terakhir adalah terbukanya peluang yang lebar bagi pelaku bisnis untuk berinovasi menciptakan produk-produk atau jasa-jasa baru akibat selalu diketemukannya e-technology baru dari masa ke masa. Lihatlah bagaimana berbagai jenis model bisnis (business model) baru selalu ditawarkan oleh beraneka-ragam situs yang berkembang dengan pesat di internet. Di bidang pendidikan tercatat semakin maraknya situs-situs penyelenggara pendidikan (e-school) maupun pelatihan (e-training) secara virtual; di bidang keuangan telah berdiri lembaga keuangan virtual semacam e-banking, e-stock exchange, dan e-insurance; di bidang manufacturing berkembang perusahaan-perusahaan yang siap memberikan bisnis outsourcing di bidang e-procurement, e-logistics, e-distribution, dan e- inventory; dan lain sebagainya.

Sumber: Nirmal Pal, 2001.

Secara umum, model e-Business dari sebuah Airline adalah sebagai berikut :

Diadopsi dari : ausweb.scu.edu.au

Sistem yang digunakan sebagai POS (Point Of Sales) disebut dengan Global Distribution System(GDS). GDS memiliki interface yang berupa GUI(Graphical User Interface) yang langsung berhadapan dengan pelanggan. Saat pelanggan berinteraksi dengan sistem malalui GUI, maka sistem tersebut secara real-time akan melakukan proses-proses back-office diantaranya melakukan validasi, otorisasi dan konfirmasi yang akhirnya akan memberikan pelanggan suatu bukti penjualan tiket sehingga bukti penjualan ini yang akhirnya akan digunakan sebagai tiket pesawat.

Keberhasilan AirAsia yang dapat mempertahankan kualitas maskapainya dengan penggunaan e-Business sebagai core business model merupakan salah satu bukti bahwa teknologi dapat memberikan competitive advantage dalam persaingan bisnis. Namun pengggunaan teknologi juga harus didukung dengan infrastruktur dan sistem yang memadai sehingga akan memberikan hasil yang optimal bagi profitabilitas perusahaan.

Salam.